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企業必須在2021年重新考慮視頻會議的使用情況

責任編輯:cres 作者:Jon Arnold |來源:企業網D1Net  2021-06-22 15:30:13 原創文章 企業網D1Net

企業目前在采用視頻會議方面面臨的問題不是減少其使用數量,而是如何更好地管理其使用并最大程度地減少視頻會議疲勞。在視頻會議使用率在疫情中創下新高之后,2021年的使用量將會下降。
 
調研機構發出警告:在某種程度上,今年的視頻會議使用量將會減少,但這只說明了視頻會議在工作場所中的使用方式。采用視頻會議的增長率在去年幾乎從零增加到60%,這種極端的增長和下降將會出現逆轉,直到出現更可持續的增長。
 
從積極的一面來看,在2020年,視頻會議對于企業保持遠程團隊高效運營并培育企業協作文化至關重要,其效用不容置疑。但是其沉浸性也導致視頻疲勞,因此在2021年,企業面臨的問題不是減少視頻會議的數量,而更好地進行管理,以防止遠程工作的員工精疲力盡。另一方面,當企業找到了視頻會議更好的使用方法時,其他形式的溝通和協作也可能會增加。
 
根據政策管理視頻
 
企業不應該在政策方面減少視頻會議的使用率。當然,除非面臨許可費用過高或對網絡運營帶來不利影響的問題。必須注意的是,視頻會議軟件供應商已經采取措施減少視頻會議疲勞和其他可能導致員工對該技術感到失望的問題。因此,關于減少視頻會議使用率的決定不應只基于視頻會議不再更具價值的看法。
 
事實上,使視頻會議如此受到歡迎的內在品質并沒有改變,而是視頻會議的使用量可能有所下降。如果需要增加,企業可能需要制定教育計劃和戰略,以幫助員工從視頻會議中獲得更豐富的價值,同時采用方法來減輕影響其有效性的問題。
 
為此,企業需要考慮可以采取的三個步驟,以在使用視頻會議和非視頻會議模式之間取得更好的平衡。這可以為員工提供更大的參與度,并減少疲勞感。
 
(1)了解視頻會議產生疲勞的原因
 
這聽起來是一個常識,但是在采用新技術時經常會發生這種情況,其重點往往是表象而不是根本原因。在某些情況下,員工產生的疲勞與視頻平臺或服務無關,而這一切與正確支持視頻平臺或服務的能力有關。從IT角度來看,這是關于確保最終用戶具有足夠的帶寬,并采取適當的服務質量措施來優化開展視頻會議的網絡性能。
 
對于最終用戶來說,這意味著擁有足夠的端點來提供企業級視頻體驗,這不僅適用于個人電腦或智能手機,還適用于諸如網絡攝像頭、麥克風/音箱、照明設備之類的外圍設備。所有這些因素都會損害體驗質量。例如視頻不同步、圖像跳動或抖動、屏幕死機和音頻問題是導致視頻會議疲勞的表象,但是通過解決根本原因,可以在很大程度上緩解這些問題。
 
(2)為會議制定最佳實踐
 
企業不僅僅是制定政策來控制會議的召開方式。管理IT和統一通信的企業主管還應該考慮如何激勵員工以確保采用最佳實踐。視頻會議已經成為許多員工的默認通信方式。在疫情發生前并非如此,因此使用視頻會議顯然是一種學習的行為。
 
企業員工仍然可以通過這種方式提高生產力,但其前提是要養成正確的習慣和紀律。盡可能保持會議簡短,設定的限制,并對召開視頻會議的空間和時間進行安排。此外,限制一天中的視頻會議次數,并盡量減少會議期間的多任務處理。
 
另一個需要考慮的策略是員工在視頻會議期間不做其他的事情,使其注意力都集中在會議上。這將反映其總體目標,即更好地管理視頻會議的使用率,而不是僅僅試圖減少。
 
(3)定義視頻的最佳用例
 
并非每個通話都必須是視頻。當視頻會議成為日常交互的首選方式時,出現疲勞是不可避免的。員工與同事的例行對話不需要采用視頻會議,尤其是沒有任何展示或共享內容的情況下。
 
視頻會議的沉浸性已經得到充分證明,但該技術也引入視覺刺激因素,從而進一步分散注意力。例如外觀、虛擬背景、工作空間或者家人和寵物,這些可能會分散員工的注意力。這些因素通常不會影響員工在語音通話或聊天期間的互動。但是使用視頻會議卻會帶來不良影響,而疲勞只是副作用之一。
 
與此相反,需要考慮視頻會議的用例清單。在不久之前,視頻會議還被認為是一種稀缺資源,其使用始終需要證明其合理性。而現在與其將視頻會議視為一種交流工具,不如將其視為可使用的眾多工具之一。有了一些清晰的用例,工作人員可以更輕松地確定何時使用視頻會議,甚至可以重新發現高效的語音和消息傳遞方式。
 
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關鍵字:視頻會議

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