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人們需要了解虛擬會議的利弊

責任編輯:cres 作者:Katherine Finnell |來源:企業網D1Net  2021-07-09 13:55:08 原創文章 企業網D1Net

眾所周知,冠狀病毒疫情已經改變了企業開展會議和辦公的形式,迫使以往在現場召開會議變成了采用視頻會議軟件進行的虛擬會議。對于許多企業來說,這是一種反復試驗得出的方法,以確定如何更好地采用視頻會議軟件為員工的溝通提供支持。
 
隨著很多企業在疫情之后重新規劃工作場所,視頻和虛擬會議仍然是員工工作流程的重要組成部分。但是企業需要在使用視頻會議方面更具戰略性,以確保會議保持高效并抑制視頻會議疲勞。員工也必須學習虛擬會議的新技能,其中包括如何在攝像頭前進行專業交流。
 
行業專家KarinM.Reed和JosephA.Allen撰寫的名為《突然的虛擬化》一書深入探討了虛擬會議的利弊。這本書研究了在疫情發生之后轉向視頻會議的必要性、促進和參與虛擬會議所需的技能,以及后疫情時代可能舉行的會議形式。
 
在《突然的虛擬化化》一書第7章的摘錄中,闡述了視頻為什么是會議的最佳媒體的原因,并指出了一直使用視頻會議的缺點。
 
將每個虛擬會議都變成視頻會議的案例
 
視頻對于大多數虛擬會議來說是一個好主意,但在必要時也可以使用其他格式。雖然一般來說是正確的,但在這里提出的情況是,格式的選擇必須取決于發送和接收的消息的性質。消息越復雜,就越需要更豐富的格式來允許消息的傳輸。
 
因為它涉及到在單獨使用視頻和音頻時與對話伙伴建立更深入聯系的能力。媒體豐富度理論是一個框架,用來描述媒體復制通過它發送的信息的能力。例如,這個理論可以用來描述電話對于傳輸對話的有效性,而不是傳輸照片或數據電子表格中的細節。但是需要注意的是,在這里描述的電話是固定電話,不是指人們的手機。
 
媒體的豐富性理論聲稱,與不那么豐富的精簡媒體(例如電子郵件、文本或電話)相比,更豐富的個人通信媒體通常更有效地傳達復雜問題。換句話說,如果企業計劃召開需要廣泛討論、辯論、考慮替代方案、解決問題和/或決策的會議,精簡媒體并不是一個很好的選擇。
 
在決定為給定的消息或會議使用哪種通信媒介時,主要因素應該是減少模棱兩可的可能性,換句話說,減少對消息的誤解或多重解釋的可能性。一條消息越有可能難以解釋和理解,就需要越多的線索和數據來正確解釋它。例如,安排會議通常相當簡單,可以通過電子郵件(一種精簡的媒體形式)來完成。但是,關于員工在最近項目中的工作表現的詳細信息可能需要更豐富的媒介來傳達,例如面對面的會議。
 
但是由于發生疫情,遠程工作的員工之間需要傳達復雜的問題或詳細的信息。在這種情況下,可以使用電話進行通信。但是,更好的選擇是使用更豐富的媒體或使用企業首選的視頻會議平臺的。
 
必須承認,現場會議仍然是比虛擬會議更豐富的媒介。在面對面的會議中,可以一起操作對象(例如工程項目),可以看到所有非語言線索,甚至可以進行接近觸摸行為,例如握手以表示同意交易。盡管這場疫情讓人們更多采用虛擬會議軟件,但面對面的現場會議很可能會得以恢復,這種最豐富的會議媒體將再次可用。
 
在那之前,視頻會議在人際交流中提供了比電話會議更多的最佳實踐。因此,強烈建議采用視頻會議軟件。
 
采用視頻會議的注意事項
 
現在,盡管鼓勵每個人在他們的虛擬會議中打開他們的攝像頭,但這一建議并非沒有需要注意和討論的一些警告。首先,“變焦疲勞”是真實存在的。調研機構在4月指出,所有的虛擬會議都在消耗人們所有的精力和工作動力,并描述了Zoom疲勞問題以及幾種對抗疲勞的方法,其中包括避免多任務處理以及按時休息等等。到2020年5月,人們關注的文章標題從“視頻會議是什么東西?”已經轉換為標題為“變焦疲勞是真實存在的——這就是視頻通話如此費力的原因”之類的文章。行業專家確定了員工對于視頻會議如此精疲力竭的五個原因,如下所示:
 
(1)員工錯過了很多非語言交流。在視頻會議期間,必須更加注意捕捉非語言交流,而這種交流是在現場會議中自然可以利用周邊視覺和聽覺信號進行的。
 
(2)如果孩子突然跑進來鏡頭怎么辦?員工對其家中的空間、寵物或者孩子而分散注意力感到焦慮。所有這些都讓人們在視頻會議期間感覺到緊張不安。
 
(3)沒有額外的溝通。人們通常不會在虛擬會議期間閑聊或做其他事情。而視頻會議就是在工作,并且一直在進行。
 
(4)可能影響自己的形象。人們在視頻會議中可能在意自己的形象,可能不愿意在視頻中展現。
 
(5)在認真傾聽嗎?有些技術可能讓人感覺受到欺騙并播下懷疑的種子。
 
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關鍵字:虛擬會議 視頻會議

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